Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки для роботи з документами можуть одержати широке поширення не через 5-10 років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web - універсальний інструмент для більшості підприємств, тому що в ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок між різними платформами. Звичайно, дана технологія потребує додаткових коштів захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той же час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для систем управління документами на базі Web з'являться незабаром. Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер, розташований між інтрамережа і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а також ідентифікатори і паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботи персоналу.
Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейми, не підключеному до інтрамережі і Internet. Починати впровадження слід з найбільш простого варіанту системи - перевірити її в інтрамережі компанії, і тільки після цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.
Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використовувати також такі заходи:
1. Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс, який виконує функції брандмауера.
2. Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів
3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогою корпоративної інтрамережі, має локальні IP-адреси, не зареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.
4. Огорожа виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, виконує реєстрацію зовнішніх Web-вузлів, відвідуваних користувачами.
5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, містять особливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що ускладнює несанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшити переваги web-технології.
6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівень доступу, ролі, групи користувачів, шифрування і т. д.).

Використання електронної пошти.

У випадку, якщо документ необхідно зробити загальнодоступним, це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері. Другий спосіб застосовується у разі, якщо особи, яким може знадобитися документ, заздалегідь невідомі. Використання електронної пошти ж більш підходить для направлення документів до виконавців.
Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення. За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.
Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тільки працювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватися повідомленнями через Internet.
Отже, електронна пошта виконує наступні функції:
• обмін повідомленнями між користувачами;
• обмін документами між користувачами;
• обмін даними між додатками;
• оповіщення користувачів про настання певних подій.

Система корпоративного електронного архіву.

Але впровадження потужних системи управління електронними документами не завжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, що величезна кількість оперативної та довідкової інформації як і раніше залишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій. Рішенням може стати використання технології побудови корпоративного електронного архіву.
У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезних об'ємів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включати як засобу створення / наповнення супербанка даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщо потреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічна можливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем і мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрям впровадження засобів штучного інтелекту , що дозволяють моделювати та аналізувати великі масиви інформації.
Загальну ідею можна змалювати таким чином. Організовується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення і обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканери потокового введення. Система забезпечує ефективне індексування і повнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів, зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкої системі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень на носіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивного пошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок часових і вартісних обмежень.
Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можна вважати технології індексування та пошуку. Перший напрямок, що називається також корпоративним електронним архівом, належить до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на атрибутном пошуку структурованих даних. Альтернативне напрям електронного архівування базується на принципі повнотекстового індексування неструктурованих даних і включає контекстно-залежне індексування, не залежне від природної мови, і контекстно-залежне індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуванням специфіки морфології і семантики природної мови.
Як вже зазначалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двох видах: пошуковий образ і образ власне документа. З-за високих вимог до швидкості доступу до пошукового образу документа і його цілісності, він повинен зберігатися у високошвидкісних відмовостійких системах зберігання, наприклад RAID-масивах.
Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв не представляється можливим унаслідок їх високої вартості. З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягають модифікації і видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бути краще. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономне читання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, що комплектується приводом CD-ROM.
Microsoft Word
Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більш опрацьовану і доповнену версію Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної техніки позначилися на діловодстві, рішення завдань якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.
Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однак така програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує і спрощує його.
Створення шаблону.
Якщо зберегти шаблон в папці «Шаблони» (Рис.8, 9), то він з'явиться на вкладці Загальні при виборі команди - Створити (меню Файл). (Рис 1)
Якщо зберегти шаблон в одній з папок, вкладених у папку Шаблони, наприклад Записки або Звіти, то при виборі команди - Створити він з'явиться на вкладці з відповідною назвою. (Рис.2)
Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду - Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.
Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблону, виберіть команду - Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на знову створюваний, встановіть перемикач Новий документ у положення Шаблон, а потім натисніть кнопку - OK. Виберіть команду - Зберегти меню Файл. (Рис.3)
Виберіть значення Шаблону документа в поле Тип файлу. Це значення автоматично з'явиться при збереженні файлу, для якого при створенні був встановлений тип шаблону. (Рис.4)
За замовчуванням у поле Папка відкриється папка Шаблони. Щоб побачити список шаблонів на окремій вкладці у діалоговому вікні Створення документа, відкрийте одну з папок, вкладених у папку Шаблони.
Введіть ім'я для нового шаблона в поле Ім'я файлу і натисніть кнопку - Зберегти.
Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначите орієнтацію сторінок, стилі та інші параметри форматування. (Рис.5, б, в.) Додайте текст, документа. (Рис.6) Натисніть кнопку - Зберегти, а потім виберіть команду Закрити в меню Файл. (Рис.7)
Microsoft Excel
Створення документа за допомогою Microsoft Excel, дає можливість створювати структурно пов'язані документів, графічного аналізу у вигляді діаграм і графіків, містить операції:
- Зміна параметрів (ширини) рядків і стовпців;
- Робота зі списками;
- Використання абсолютних посилань;
- Побудова діаграм;
- Редагування діаграм;
- Побудова змішаних діаграм і графіків;
- Створення коментарів.
Наприклад, потрібно створити документ про зростання доходів фірми за рік.
Перерахуємо дії, які потрібно виконати самостійно:
1. Створити новий файл.
2. Створити лист на Зростання доходів.
3. Визначити межі листа формату А4.
4. У другому рядку написати заголовок "Зростання доходів за рік".
5. У четвертому рядку сформувати "шапку" документа з чотирьох стовпців: розмістити написи стовпців з перенесенням в кілька рядків і відцентрувати їх по висоті і ширині
Створення набору документів, що містять елементи аналізу даних, із застосуванням структуризації і формуванням зведених таблиць включає наступні операції:
- Структуризація таблиць методом автоматичного підбиття підсумків;
- Створення зведених таблиць;
- Консолідація у зведеній таблиці даних з декількох інтервалів;
- Використання даних іншої зведеної таблиці;
- Створення діаграм на основі структурованих і зведених таблиць;
- Створення користувацьких списків;
- Застосування користувальницького порядку сортування;
- Використання імен при складанні формул.
Наприклад, для оптового складу медикаментів потрібно розробити систему, що дозволяє реєструвати надходження товарів на склад і заявки на придбання медикаментів замовниками.
У результаті аналізу предметної області (діяльності складу) були виявлені такі особливості, які повинні бути враховані при реалізації системи.
1. Для обліку товарів необхідно ввести артикул, який забезпечить ідентифікацію товару.
2. Оскільки артикул товару та найменування є повторюваними значеннями в багатьох документах заявки на медикаменти, реєстрація надходжень на склад, то дані про товари і артикулах доцільно скласти у вигляді окремого документа.
3. Документи про надходження товарів на склад і їх відвантаження зі складу (замовлення) мають різні параметри, тому вони повинні бути оформлені у вигляді окремих документів.
4. При оформленні документів на відвантаження зі складу потрібно оперативна інформація про наявність їх на складі, що враховує кількість надходження товару і відвантаженого. Тому доцільно мати ще один документ, що містить інформацію про наявність товарів на складі.
1. Створити новий файл в Ехсеl з ім'ям Склад.
2. Перейменувати робочі листи: Лист 1 - Товари, Лист 2 надходження,
Лист 3 - Відвантаження, Лист 4 - Склад.
Загальні вимоги
1. У всіх документах зафіксувати найменування стовпців.
2. Виконати обрамлення найменувань стовпців документів: зверху і знизу - подвійний лінією, праворуч і ліворуч - одинарної.
Вимоги до оформлення документів
Документ Товари
1. Стовпець Артикул заповнити.
2. Заповнити другий стовпець Найменування видами ліків.
Документ Надходження
Для стовпця Дата.
1. Призначити формат Дата.
2. Використовувати прогресію для заповнення даних:
Для стовпця Артикул.
1. Заповнити комірки стовпчика числовими даними, які будуть входити в інтервал значень відповідного стовпця на аркуші Товари.
2. Розташувати листи Надходження і Товари на одному екрані для зручності реєстрації надходжень.
Для стовпця Найменування.
1. Осередки стовпця повинні заповнюватися автоматично за значенням артикулу з документа Товари.
Отже, документи Надходження і Товари є пов'язаними документами.
Через меню Сервіс - Майстер вибрати режим Пошук і скласти формулу для пошуку значення артикулу на аркуші Товари. Формулу побудувати з допомогою режиму Майстер, а потім вручну внести зміни. Формула приблизно імет наступний вигляд:
= ЕСЛИ (В5 = "-; -"; ІНДЕКСт (Товари! $ А $ 4: $ В $ 12; ПОІСКПОЗ (В5; Товари! $ А $ 4: $ А $ 12;); ПОІСКПОЗ (Найменування "; Товари! $ А $ 4: $ В $ 4;)))
Скопіювати формулу в інші комірки можна за допомогу знака + в нижньому куті клітинки.
Для стовпця Кількість упаковок.
Звернути увагу, що має запроваджуватися лише числове значення, а на екрані воно буде відображатися з одиницями виміру. При складанні формату врахувати особливість: відступ від правої межі комірки.
Документ Відвантаження
Оформлення стовпців Дата, Артикул, Назва аналогічно оформленню відповідних стовпців на аркуші Надходження.
Скопіюйте значення комірок з листа Надходження на Лист Відвантаження. Вибірково поміняйте значення у стовпцях Дата і Артикул (значення в стовпці Найменування обчислюються автоматично).
Для стовпця Кому.
1. Використовувати режим Перевірка для створення списку значень.
Список для стовбця Кому створити на аркуші Відвантаження.
Для стовпця Кількість упаковок.
1. Скласти формат, який буде відображати вводяться числові дані в рублевому форматі з відступом тексту від числової величини.
Для стовпця Сума.
1. Скласти формулу для автоматичного обчислення значень:
Сума = Вартість упаковки * Кількість упаковок.
2. Призначити осередкам цього стовпця грошовий формат з роздільниками розрядів.
Заповнити підготовлені таблиці даними.
У результаті виконаних дій підготовлені документи Надходження і Товари.
1. Призначити користувальницький формат: одиниці виміру - "шт.", Зробити відступ від правого краю стовпця.
Інші дані у стовпці Кількість упаковок поки не вводити, тому що ці значення повинні узгоджуватися з наявністю такого виду товару на складі.
Для стовпця Вартість.
При заповненні стовпця передбачити такі особливості:
- Один і той же товар може надходити на склад за різною ціною;
- На складі призначають мінімальну відпускну ціну на кожний вид товару.
Враховуючи вищесказане, необхідно зробити доповнення на лист Товари - додати новий стовпець Мінімальна відпускна ціна. Для цього слід:
- Встановити курсор в комірку на аркуші Товари і набрати найменування стовпця;
- Призначити рублевий формат нового стовпцю з відступами від значень і правої межі;
- Вказати а клітинці, на яку дату встановлені відпускні ціни.
Повернімося на лист Відвантаження і складемо формулу для заповнення стовпця Вартість упаковки.
Для стовпця Відсоток.
У стовпці Відсоток обчислюється сума, яка буде стягуватися при відвантаженні товару зі складу за зберігання товару і надані послуги. Ця сума обчислюється в залежності від заданої величини. Наприклад. 15% від вартості товару.
Оскільки величина відсотка, що стягується є константою, то доцільно відвести для неї окрему клітинку.